援助金決定・支給作業

読み

  • えんじょきんけってい・しきゅうさぎょう

内容

紫峰会からの課外活動団体援助金は、以下のように決定・支給される。

減額査定の報告(12月責任者会議)

「援助金配分に関する申し合わせ」第4条の減額査定の項目は、1月〜12月が対象となっている。そのため12月に、その年に活動したサークルについてそれぞれの減額査定項目に当てはまっているかどうかを報告する(→収06-減額査定報告)。もし減額査定の対象となるサークルが出たら、翌年4月の配分額案作成の時に注意する。

三系折衝(12月)

出力した団体毎集計表を財務会議に持っていって、芸サ連の年間の援助対象自己負担額を提示する。その上で各系の配分を決める作業(三系折衝)を財務会議で行なう。なお三系折衝では、執務室のノートPCを持っていって、紫峰会が作成するExcelデータに金額を打ち込みながら話し合うことになる。

三系折衝では援助金を三系で取り合うわけだが、おおむね文サ連と体育会の対決という構図になりやすい。芸サ連としてはいずれにせよ援助額があまり変わらないという場合が多いが、よく考えて話し合いに参加すること。

三系折衝で決まった配分額案は、2月の紫峰会理事会で承認されることになる。

団体配分額案の作成(翌年4月)

配分額案の承認を受け、4月に今度は芸サ連内での配分案を考える。これは新旧財務局長2人で行なった方がいいだろう。芸サ連での配分は「課外活動団体援助金配分に関する申し合わせ」に基づいて行なわれるので、まずはそれをよく読んでおく。

配分額案はExcelファイル(→収07-援助金配分額案)に金額を入力していって考える。まず、前年度に減額査定となったサークルがあったら、その処理を行なう。次に一律配分金の額を決めていくわけだが、これはいくつか価を入力してみて各サークルにいくら援助金が行くかを色々考えてみるのがいいだろう。

配分額案が決まったら、その書類をまず4月の運営委員会に提出する。同時に、その説明の書類も提出する(収08-援助金配分説明)。これらはどちらかというと前任者の仕事なので、(いれば)前任者が担当した方がいいだろう。

そこでその書類を会計や責任者に見てもらうように伝え、次週の責任者会議にて承認をもらう。特に責任者は会計のことをあまり分からないことが多いので、事前に責任者とサークル会計に対し、配分額案について話し合って来るように言っておくといいだろう。

援助金申請書の作成(翌年4〜5月)

課外活動団体援助金は芸サ連全体に対して支給されるため、芸サ連が援助金申請書を書かなければならない。時期になると財務会議において、各系ごとに援助金申請書を書くよう指示があるので、記入して提出する。

援助金申請書には顧問の署名捺印が必要だが、芸サ連の場合芸サ連の顧問の先生とアポをとって、署名捺印をしてもらう。その際「援助金配分に関する申し合わせ」「各サークルへの配分額(責任者会議で承認されたもの)」の書類を持っていって見てもらうといいだろう。

  • 参考)「事業の目的及び申請の理由」の文例
    • 課外活動は、通常の大学の授業では学べない非常に多くのことを経験できる場であり、我々芸術系サークル連合会に所属する各団体はそれぞれ非常に活発な活動を行なっています。 しかし我々が活動を行なうには多くの諸経費が必要であり、学生の身である我々には少なからぬ負担となっているのも事実です。そうした負担を軽減し、今後所属各団体の活動をますます活発なものにしていくため、援助金を申請します。

支給方法調査(5月運営委員会配布→責任者会議回収)

課外活動団体援助金は振り込みまたは現金で支給されるが、その支給方法調査を5月に行なう(→収09-援助金支給方法調査)。特に口座の場合、振込先の名義が不正確だとうまく振り込めない場合があるので、名義は「通帳に印字されているもの」を書くように指導する。

提出された調査用紙について、今度はそれをExcelデータに起こす(収10-援助金支給方法・受領印)。これは単純作業のため、局員に手伝ってもらうのがいいだろう。振込先は毎年変わらないサークルが多いので、データ作成の際は前年のデータを元にして作り、変更がある所だけ変えていけばいいだろう。なお、このデータは受領印を押してもらう時にも印刷して使うので、行間は広めに取っておくこと(そうしないと判子が押せなくなる)。  

支給作業(6月)

6月に実際の支給作業を行なう。やることは以下の通り。 ◆財務局便りをコピペ

この作業は会計責任者会議を開いて行なってもいいが、各サークル個別に執務室に来てもらって作業を行なってもいいだろう。

なお支給作業に先立って、現金支給のサークルについてその現金を封筒に入れる作業を行なう必要がある。これは紫峰会と打ち合わせしてその日時を決め、財務局長が紫峰会に行き作業を行なう。

すべてのサークルの受領印がもらえたら、そのコピーを紫峰会に提出して作業は終了となる。

執筆者


トップ   編集 凍結 差分 バックアップ 添付 複製 名前変更 リロード   新規 一覧 単語検索 最終更新   ヘルプ   最終更新のRSS
Last-modified: 2006-03-22 (水) 18:09:01 (4113d)