援助金申請

読み

  • えんじょきんしんせい

内容

紫峰会の特別援助金、課外教育行事援助金についての業務は財務局長が行なう。

特別援助金・課外教育行事援助金

  • 特別援助金
    • 財務局長は、特別援助金の申請があったらその受付を行なう。大まかな概要・流れについては、会計マニュアルの図「特別援助金申請の流れ」や、「特別援助金申請の手引き」を参照すること。
  • 課外教育行事援助金
    • 財務局長は課外教育行事援助金の申請も受け付ける。芸サ連が受け付けるのは「つくば芸術祭」「天上大風」や、芸サ連が主幹になった時の「リーダー研修会」「新入生歓迎祭」等がある。これらは基本的には特別援助金申請と流れは一緒であるが、行事援助金の場合局長会や財務会議での審議時にはその行事の責任者・会計に来てもらい説明をお願いすることが多いという点が異なる(しかし30期からこれは廃止された)。
    • つくば芸術祭や天上大風の申請は、形式上申請者は「芸サ連の財務局長」となる(そのため、署名捺印は財務局長が行なう)。その関係で、援助金支給の際は行事担当者と財務局長が一緒に紫峰会まで行き、まず芸サ連が援助金を受け取りその場で行事担当者にお金を渡すことになる(会計を素通りした扱い。芸サ連の帳簿にもちゃんと計上する)。その際、行事担当者から領収証をもらうことを忘れずに。

申請を通じてサークル側から書類が多数提出されるが、1つの申請につき1つのクリアファイルに入れて保管すること。特に、直しが入り何回も書類が提出された場合、提出された順がどうなのかの順番を書いておくといい。また、実際に会議に提出する最終版の資料は色紙で包む等して、他の書類とは区別すると分かりやすい。

初回面談

まずサークル側から申請をしたいと連絡があった場合は、サークル側の行事責任者・会計に来てもらって面談を行なう。その場では「援助金申請書」と「特別援助金申請の手引き」を渡し、申請の流れを説明する。またサークルから、イベントの概要について聞き取りを行なう。そして次回設定をし、実際の書類を作ってきてもらうことになる。

なお、行事責任者と会計はできれば別の人の方がいい。書類作成の負担を分散させる意味もあるし、お金を持つ人が行事を動かすとなると権力が大きすぎるので、その権力を分散させるという意味合いもある。

書類受け取り

書類を持ってきてもらったら、その場で書類についてサークル側から説明を受ける(局長会・財務会議で説明できるように、しっかり聞いておく必要がある)。同時に、書類に不備な点があったら赤入れをし、直してきてもらうようにする(直す箇所が少ないようなら、後はメールでデータを提出させれば双方とも会う負担が減る)。

主な赤入れポイントは次の通り。

  • 援助金申請
    • 必要事項はすべて明記されているか
    • 日付は財務局長に申請書を出した日付になっているか
    • 「事業目的及び申請の理由」には「事業の目的(活動の成果を地域に広める等)」と「申請をする理由(ホールを使うため構成員負担金が大きくなる等)」の2点が入っているか
  • 実行計画書
    • 日付は提出予定の財務会議日付になっているか(ただし書類作成時の日付でも構わない)
    • 「顧問教官」となっていたら間違い。「顧問教員」が正しい。
    • 目的がしっかり書かれているか
    • 後援に「紫峰会[筑波大学学生後援会]」と入っているか(表記の間違いにも気をつける)
  • 予算
    • (収入)-(支出)=0となっているか
    • 「紫峰会援助金(申請中)」の項目が入っているか(金額の根拠も聞く)
    • 援助金が出た場合どう使われるかを聞く
    • 各収入・支出項目の内容は明確か(専門用語等は聞いておく)
    • 金額の根拠は示されているか(前回のを参考にした・市場調査をした等)。何をいくつ買うか決まっている場合は内訳が入っているか
    • 予備費の額は総支出の1割程度になっているか(ただし「チケットが何枚売れるか分からない」等の場合は、予備費を多めにしておいてもいい)

会議で審議

書類が完成したら局長会に持っていき、そこで承認されたら財務会議に持っていく。まずは資料を出席者分印刷して事前配布をし、書類に目を通しておいてもらう(会議の時間短縮のため)。

会議ではまず実行計画書についてポイントとなることを説明し、あわせて援助金申請書やポスター・ビラ等(あれば)を回して見てもらう。次に予算書について説明を行なう。特別援助金申請はあくまで「特別」な申請のため、そのイベントがなぜ特別なのか、そしてなぜ援助をしているのかを強調してアピールするといいだろう。

財務会議で承認されたら、会計へ報告のメールを送る。

  • (メール例) 昨夜の財務会議で、予算が承認されましたので報告します。
    • 援助金額ですが、決算を見た上で13,000〜14,000円にしようと決まりました。申請していた15,000円(8.5%)は援助率としてはかなり高めであり(基準は6.5%)、そこまでは上げられませんでした。
    • 今回、ポスターの後援紫峰会が手書きなこと、それとフライヤーに後援が入ってないことが指摘されました。チケットやパンフレットには後援を入れて下さい。
    • 次は、公演後に事業報告書と決算書を出して頂きます。公演後にまたよろしくお願いします。

決算時の作業

事業後、サークルは事業後1ヶ月以内に財務局長に状況報告を行ない、3ヶ月以内に書類を提出しなければならない。財務局長は、事業後なかなか連絡がこない場合にはこちらから問い合わせをしてみるといいだろう。

決算時の面談の際は、事業報告書・決算書を作ってきてもらう。あわせて、財務局長が査定シートのテンプレートをデータで渡し(→他01-査定シート)、査定シートを作ってきてもらう。面談時は予算の時と同様に、書類を受け取り説明をしてもらう。注意する点は以下の通りである。

  • 事業報告書
    • 当日のイベントの様子が分かりやすく書かれているか
    • 客観的なデータ(来場者数・アンケート結果等)があるか
    • 実行計画書で立てた目標が達成されたか書いてあるか
    • 当日使われたパンフレット等は添付されているか
  • 決算書
    • 予算と大きく額がずれた箇所については、その理由を説明してもらう
  • 査定シート・領収証ノート
    • 査定シートのそれぞれの支出が、領収証ノートと一致しているか
    • ※実際の査定・確認は時間がかかるため面談中には行なわず、後で局員が行なう(局員に振る)。その際出た疑問についてはメール等で質問する。

書類が完成したら、予算時と同じく局長会・財務会議に持っていく。財務会議で金額が決定されれば、作業は終了となる。財務会議終了後、会計に報告のメールを送ることを忘れずに。

  • (メール例) 昨夜の財務会議で○○イベントの審議があり、援助金320,000円(14.4%)ということで決定しましたので報告します。申請額からは下回りましたが、通常の後援事業と比べ多額の援助になります。領収証ノートや提出していただいた資料は次回運営委員会で返却します。今までお疲れ様でした。

執筆者


トップ   編集 凍結 差分 バックアップ 添付 複製 名前変更 リロード   新規 一覧 単語検索 最終更新   ヘルプ   最終更新のRSS
Last-modified: 2006-03-22 (水) 18:25:37 (4172d)