会議

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会議の目的

会議、ミーティング(MT)には様々な種類のものがあるが、まずその目的を考えてみたい。会議の目的は、主に次の2つがある。

  • 会議としての意志決定を行う
    • これは議決機関としての会議の重要な役割となる。例えば局長会なら、執行部の意見をまとめ執行部としての意志決定をする場である。
  • 会議の構成員の活動を相互が理解する
    • 会議の構成員はそれぞれ自分の仕事の分担を持っている(局長会なら各局の仕事等)。そうなると、自分の担当でない仕事が今どうなっているかを把握するために、相互に情報交換をすることが重要となる。それが会議という場で行われるわけである。

この2つの目的を達成するために、会議で扱う事項は「審議事項」と「報告確認事項」の2つに分けられる。審議事項は前者の目的に、報告確認事項は後者の目的に対応する。この2つの事項を分けて扱うことは、会議の効率化・実質化のために非常に重要になってくる。報告をしていたつもりがいつの間にか何か決めごとをしていたというケースはよくあるが、これは会議の時間を長くする要因となるので注意すること。

会議の方法

実際の会議は次のように行なわれる。

  • 開催告知
    • まずはその会議の主催者が、会議が行われることを出席者に告知する。毎週○曜日に行うと決めている会議は告知はいらないが、開催時期が不定期な会議の場合はML等でちゃんと告知すること。
    • 同時に会議の主催者は、会議室を予約するなど会議の場所を確保しておく必要もある。
  • 議題・資料の提出
    • 次に主催者が、議題とその資料を提出させる。会議を行う時間は限られていて、特に審議事項が多いと時間が足りなくなることもあるので、主催者は事前に議題を提出させて会議全体の時間配分等を考えておく。この議題提出はMLを使うと構成員全員に周知できて便利。議題提出の期限も決めておくこと(会議前日までにMLに投げる等)。
    • 出席者はML等で議題を把握したら、そのことについてしっかり考えてきて会議に臨む。特に事前に資料が配布される場合はよく読んでおくこと。
  • 会議
    • 会議の主催者は事前に、議題の内容等を掲載したレジュメや議題の資料を出席者に配布しておく。
    • 実際の会議では、進行を行う議長役や会議の内容を記録する人(議事録作成者)が必要となる。議決の取り方等は各会議によって異なるので、それぞれの会議の規則に従う必要がある。
    • 会議においては、出席者はしっかり自分の意見を持ち、積極的に発言するなど主体的に議論に参加することが求められる。
  • 議事録作成・配布
    • 会議が終わったら、議事録作成者がその内容を文章に起こして議事録を作る。議事録の目的は、その会議で決まったこと・報告されたことを確実に記録しておくことがある。また、会議を休んだ人に当日の内容を伝えることもできる。
    • 作成者は議事録の案を作成し、会議出席者に赤入れをしてもらう。その上で確定版の議事録をファイリングすると同時に、出席者に配布する。

執行部が出席する会議

会議の名称略称対象芸サから頻度場所内容
課外活動連絡会?課活連大学側・三系三役年3回本部棟5階大会議室施設、認定、行事の審議等
課外活動団体会議?三系会議三系・全代会三役月1回文サ館or体サ館会議室意見交換、課活連の議案検討
責任者会議?責会芸サ連責任者全員月1回文サ館会議室議案の審議、連絡
運営委員会?運会芸サ連運営委員全員月1回文サ館会議室連絡、運営の実務
局長会?局長会芸サ連執行部全員週2回芸サ連執務室運営に関する意見交換・確認
学生財務会議学財三系・全代会財務局長週1回紫峰会天久保事務所会議室紫峰会援助金に関する審議
学生広報会議?学広三系・全代会広報局長週1回紫峰会天久保事務所会議室紫峰会報の編集等
webページ学生委員会?web学三系・全代会担当者不定期不定サークルのwebページ管理
安全対策推進委員会CG三系・全代会担当者不定期不定学内の安全に関わること

このように色々な会議があるが、それらは次のような関係を持っている。議題を上の会議に持っていくためには、原則としてその下の会議で承認されている必要がある。

  • 局長会 → 運会 → 責会 (特例:局長会→責会)
  • 局長会 → 運会 → 責会 → 三系会議 → 課活連 (特例:局長会→三系会議)
  • 局長会 → 学財

特に局長会では、上の会議に持って行っていけるクオリティの議題・書類にするため、お互い積極的に話し合い・赤入れをしたい。

三系の会議

芸サ連で言う責会・運会・局長会の呼び方は、実は文・体では異なる(詳細は各系に要確認)。

系別責任者会議(最高議決機関)執行部と局員による会議執行部による会議
文サ連団体協議会局員総会運営委員会
体育会代表者会議運営委員会執行委員会
芸サ連責任者会議運営委員会局長会
このページは書きかけです。さらなる加筆、修正を望みます。

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Last-modified: 2006-03-21 (火) 18:12:17 (4058d)