学生財務会議

読み

  • がくせいざいむかいぎ

内容

紫峰会天久保事務所において行なわれる会議。2005年までは「三系財務会議」と称していたが、全代会が正式出席者となったため改称された。

出席者は各系(文・芸・体・体育会医学支部)と全代会の財務担当の者。

会議の内容は、紫峰会から三系所属団体等に出される種々の援助金についてがメイン。援助金の額を学生自身が決定できるという珍しいシステムを取る。

財務局長が財務会議に出席するということは、芸サ連の代表として紫峰会のお金の使い道を決めているということになる。それを自覚して、財務局長は公平な視点を持って審議を行なおう。

財務会議の出席

まずは財務会議において、次回の財務会議の日時決めが行なわれる。財務会議は出席者が全員揃わないとできないので、日程調整は難航することもある。

財務会議の1週間前までに、芸サ連から提出する議題について財務会議MLで報告を行なう。そして会議の3日前18時までに、書類を紫峰会の各系・北澤さんのボックスに入れておく。

  • 援助金申請で間に合うか微妙なものも、とりあえず議題を提出しておく(議題は後で取り下げることもできる)
  • 議題名はイベントの正式名称で出す
  • 来客がある時は、来客する人と打ち合わせて希望時間を明記する。時間枠は会議開始時間30分後から基本30分単位となっていて、大体早い者勝ちとなる
  • (メール例) 次回財務会議に芸サ連から提出する議題は、次の3つです。 ◆行事援助金 第21回つくば芸術祭決算/芸術系サークル連合会 ◆団体援助金 収支計算書の査定基準に関する申し合わせについて 援助金の決算受付期限に関する提案 以上です。

■これは現在の財務会議システムとは異なっているので、現財務局長の加筆修正を求む。

審議の際に

財務会議で色々な審議事項が出てくるが、共通して指摘・質問するポイントは次の通り。

  • 事業前
    • 書類は揃っているか、不備は無いか
    • 事業の目的・内容はちゃんとしているか
    • 構成員負担金は1人当たりいくらか、それは普段の部費と比べて負担が重いのか(援助金の必要性を聞く)
    • 予算の各項目の根拠
    • 行事援助金の場合、援助金の金額の根拠は何なのかをしっかり聞く必要がある(「毎年同じ額だから」では理由にならない)。行事援助金は実際使った額の何%援助という方式では無いため、援助額が多過ぎたらしっかり指摘すること。理由も無く多額の援助金を出すと不公正だし、負担に応じた査定になる特別援助金の申請者から見ると不公平になる。特に、理由なく予備費が巨額だったら「そんなに援助金を出す必要はない」と判断できる
  • 事業後
    • 目的が達成されたか否かが事業報告書に明記されているか
    • 予算と大きくずれた所があれば、その理由は何か
    • 領収証に不備が無いか

会議後

  • 議事録作成の当番になった場合は、会議終了後すみやかに作成しMLに投げること。
  • MLで流れて来た議事録については、印刷して局長会で報告すること。また毎月、責任者会議でも報告すること。主に芸サ連に関わる部分だけ報告して、後は資料を見ておいてもらえればよい。

長丁場の財務会議

財務会議は学生に決定権がある反面、提出されてくる書類について慎重に審議を行なうため、歴史的に財務会議は長丁場の会議となっていた。また天久保事務所は(本当の所は知らないが)24時間使えてしまうため、会議がいくら延びても大丈夫という点も原因の一つか。そのため、ひどい時には20時開始28時終了という超ハードな会議となっていた。

これを改善するため、紫峰会側が2006年1月から会議の効率化を図るために様々な方策に乗り出した(議題として上がってくる書類のレベルを上げるため、事前に行事担当者と紫峰会が面接を行なうことや、他系の議題は事前によく検討してきて会議は「通すための会議」にすることなど)。

ただこうなると、実際の会議の内容自体が薄くなり、審議の質の低下が懸念される。以前のように長時間の会議は、確かにハードだがそこでお金に関する議論の仕方というのを学べたので、財務初心者の出席者には有益だっただろう。それが会議の時間短縮に伴い、そうした学習の場が設けられないようでは、財務会議が「よく分からないけど承認します」という意味のない場になってしまいかねない(こういう傾向があると現役財務局長からも聞いている)。

ということで、会議の効率化とともに実質化を行なわなければ、せっかく学生に援助金の決裁権があるのにそれが活かされないことになるだろう。(まあ審議の仕方については各系で引き継げということかもしれないが、こういう審議は口で言っても実際に経験しないとつかめない部分が大きいので難しいだろう)

執筆者


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Last-modified: 2006-03-22 (水) 18:53:12 (4233d)