芸サ連の会計

読み

  • げいされんのかいけい

内容

芸サ連の会計は財務局長が管理する。

引き継ぎ

芸サ連会計の引き継ぎは、まず12月中に帳簿の書き方等の基本的な事項について説明しておく。その上で1月上旬に、以下のことを行なう。

  • 前年12月末の締めを新旧財務局長2人で行なう(現金を数え、帳簿に2人の署名捺印をして、会計が代わったことを明記する)
  • 金庫の引継ぎを行なう(カードキーを渡す)
  • 口座の名義変更を行なう

なお、名義変更の仕方は以下の通り。

  • 常陽銀行に行って「届出事項変更届」をもらってくる
  • 旧財務局長に「変更前」の欄を自署してもらい、その他の所は新財務局長が記入する(添付資料参照)
  • 新財務局長が次のものを持って、常陽銀行研究学園都市支店に行く(新しい人のみでよい)。
    • 自分の証明書(免許証・住民基本台帳ネットカードなど写真付きのもの。学生証だけだとダメな場合があるので、保険証等を一緒に持っていくといい)
    • 財務局の判子(金庫に入っている)
    • 届出事項変更届(記入済みのもの)
  • 窓口に提出する。
    • なお帰る際、来年分の「届出事項変更届」を何部かもらっておくとよい。

会計実務(収入)

芸サ連会計の収入は主に、所属団体負担金・特別会計からの繰り入れ・利子等がある。所属団体負担金については別項で扱う。

特別会計からの繰り入れは、主に芸サレク・クリコン・芸術祭からのものがある。特に芸術祭はお金を別に持っているため、芸術祭の会計の締め後すみやかに芸サ連会計の方にお金を戻す必要がある(芸術祭独自で繰越金を持っているのはよくない。あくまで芸術祭は芸サ連の特別会計だということを忘れずに)。

芸サ連の帳簿は総計収支簿のため、毎年◆月に口座に入金される利子も必ず帳簿に書いておくこと。

会計実務(支出)

芸サ連の会計は責任者会議で認められた予算に基づいて行なわれなければならない(会則参照)。ただし、運営のために必要となる物品については諸経費枠から出せるため、何か物品が必要になり、かつ大学への物品申請ができないもの(総務局長に聞いてみる)については立て替え払いをしてきてもらい、後で領収証と引替に現金を渡すことになる。この場合は物品を買ってきてもらう前に必ず財務局長に相談に来るよう執行部に呼びかけておく。

領収証を受け取ったら、不備がない領収証かを確認して(裏書きも確認)、その場でお金を渡しかつ帳簿に記入する(これは同時に行なわれなければならない。その場でお金を渡せない状況や帳簿記入ができな状況の時は、領収証を受け取らずまた後で出してもらう)。

  • 領収証はナンバーを振って、ノートに貼って保存しておく。
  • 執行部が公用で車・電車等を使用した場合(幹部研修会・物品の買い出し等)は、交通費明細を提出させる。電話器の下の棚に交通費明細書のブランクが入っているのでそれを使う(記入例は会計マニュアル参照)。

会計報告

毎回の責任者会議で会計報告を行なう(→会01-会計報告)。基本は帳簿をそのままExcelに入力していけば問題ない。なお、説明が必要な項目については※印をつけ説明すること。

所属団体負担金の徴集

  • 構成員数調査(9月運営委員会で配布→責任者会議で回収)
    • 芸サ連が徴集する所属団体負担金には、サークルが単位の団体加盟費と、構成員が単位の個人登録費がある。このうち個人登録費の金額を確定させるため、9月に構成員数調査を行なう(→会02-所属団体負担金)。サークルの構成員数は常に変動しているが、芸サ連では比較的構成員数の多い9月1日現在の構成員数を元に徴集を行なう。
    • 調査用紙を回収したら、合計等が間違っていないか大まかに確認した後、Excelシート(→会03-所属団体負担金の金額)に構成員数を入力していく。その上で、団体加盟費と個人登録費をそれぞれいくらにすれば予算で定まっている額が集まるかを考える。なおこれらはサークル会計から出すもののため、個人登録費は480円など中途半端な金額にしてもよい。
  • 徴集金額の承認をもらう(10月責任者会議)
    • 書類(→会02-所属団体負担金)を出し、金額の承認をもらう。
  • 徴集(11月運営委員会で連絡→責任者会議で徴集)
    • 決定した金額を元に、書類(→会02-所属団体負担金)で徴集の連絡をし、責任者会議で徴集を行なう。その際、こちらから領収証を発行しなければならないので、事前に記入しておいて、会議の時お金と引き換えに渡す。
    • 徴集したらとりあえず金庫にしまっておくが、額がかなり大きいため数万円を残してすぐに口座に預けること。

会計監査

会計監査制度は平成17年11月8日会則改正時から導入されている。

通常のサークル会計は、収支計算書を提出していたり、毎年会計面接で帳簿を開示していたりするため、サークル外部からの会計チェックが行なわれている。しかし芸サ連の会計の場合はそういう機会がないため、会計監査がその役目を担う。

芸サ連の会計は随時会計報告を行なっているが、その根拠となる帳簿・領収証を見てもらうのがこの会計監査の機会となる。サークルから集めたお金をちゃんと不正なく使っているということを示すという重要な目的が会計監査にはある。

  • 会計監査員の選出(5月)
    • 会計監査をしてもらう会計監査員は、加盟団体の責任者もしくは会計から選出される。といっても監査は会計のことを分かってないと難しいので、現実的にはサークル会計が行なうことになるだろう。どこのサークル会計が行なってもいいが、決まりにくいようなら責任者会議の議長団が所属するサークルから出してもらう等した方がいいだろう。
    • 会計監査は6月と12月に行なうため、会計監査員の選出は5月の責任者会議で行なっておく。あらかじめお願いしていた責任者に「うちの会計がやります」と手を挙げさせるのがよいだろう。
  • 実際の会計監査
    • 会計監査は6月1日前後と12月1日前後に、会計監査員に来てもらって行なう。会計監査員にやってもらう内容は以下の通り。
      • 財務局長が前月の締めを行ない、会計監査員と一緒に現金を数える
      • 帳簿・領収証ノート・通帳を一対一対応で見ていってもらう
      • 帳簿に監査をした旨の署名捺印をしてもらう
      • その月の責任者会議にて報告する(会計監査員に来てもらうのがベスト)

イベント会計

芸サ連の行事(芸サレク・クリコン等)は特別会計を立てて行なう(なお芸術祭は実行委員の方から会計が出る)。金庫を持っているのは財務局長であるため、イベント会計も財務局長が行なうと話が早い。それぞれにいくら使えるかは年間予算で決まっているため、その額を繰り入れて特別会計を始める。そして支出を行ない、残金は芸サ連会計へ全額繰り入れる。特別会計の帳簿は芸サ連会計のものとは別冊のものを使う。

それぞれのイベントにいくら使えるかは年間予算で承認をもらっているが、何にいくら使うのかの詳細を具体的に考えて予算を組み、責任者会議で承認をもらう必要がある。組み方は以下の通り。

  • イベントの実行委員長と話し合い、イベントに何をつかうのか、それはいくらなのかを調べてきてもらい金額を出させる。
    • 芸サレクの場合は賞品代が主で、それぞれの賞品を決定して実際にその金額を調べてきてもらい、その額を出してもらう。
    • クリコンの場合、それぞれの担当に何をどれくらい使うのかを考えてもらい、その額を出してもらう。
  • 会計はそれを元に予算書を作成する(→会04-イベント予算・決算例)

イベントが終了したら会計を締め、決算を作成する。これはいつもの会計報告と同じ要領で作ればいい→(会04-イベント予算・決算例)。

決算・予算

年間決算は12月末に会計が締まった後に作成し、1月の責任者会議にて承認をもらう。まず、年間の会計報告のデータをすべて抽出し、勘定科目ごとに振り分けてそれぞれの合計を出すことになる(→会05-年間予算・決算例)。

予算は前年度の決算を元に作成する(会05-年間予算・決算例)が、決算ができる時期が遅いためそれ以前にある程度予算の話を進めておく必要がある。特に予算を立てる上で問題になるのは次年度の芸サ連のイベント(芸サレク・クリコン等)がどのような規模のものになるかであるため、新しい企画担当副委員長が決まったら早めに話を進めておく必要がある。また芸術祭の主催者負担金も大きな割合を占めるため、芸術祭の委員長・会計が決まったらすぐに話し合う。

とはいえ、年度当初にずっと先のイベント内容が決まっていることはあまりないので、年度当初に出す予算はあくまで仮のものと思った方がいいだろう。実際に所属団体負担金の金額承認をもらうのは10月のため、年度途中(6月あたりか)に改めて補正予算を出すのも手だろう。

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Last-modified: 2006-03-22 (水) 19:12:01 (4233d)