財務局の引き継ぎ

読み

  • ざいむきょくのひきつぎ

内容

財務局長には専門的な知識が要求され、かつ仕事をちゃんとこなさないと色々と問題が起こってくるため、その仕事内容を後任にしっかり引き継ぐ必要がある。後任が困らないように、以下の引き継ぎをしっかり行なおう。

引き継ぎの準備(10月〜11月)

  • 引き継ぎ資料の準備
    • この芸サ連用語集wikiがそのまま引き継ぎ資料となる。財務局以下に必要な事項は全部書いてある。なお、気づいた点は加筆・修正すること。
  • 新会計の連絡先調査
    • 新会計の連絡先をzaimu.geisa@gmail.comにインポートするため、まずは次のメールを現会計にBCCメールする。
    • (メール例)芸サ連財務局です。各団体の新会計の連絡先を調査したいと思うので、以下の項目をzaimu.geisa@gmail.comまで送ってください。
      • サークル名(独立会計の場合は明記)
      • 新会計氏名
      • 新会計の携帯アドレス
      • 新会計の電話番号
    • 次に、送られてきたデータをExcelファイルにコピーしていき、最後にサークル名の昇順に並び変えて名簿を作る。その上で「別名で保存」で「CSVファイル」を選びCSVファイルを作り、それをgmail.comの方でインポートする。
    • 連絡先がすべてインポートできたら、全会計にBCCで次のような試しメールを送って返信してもらう。
    • (メール例)初めまして。芸サ連の現財務局長の○○です。このメールは新しい会計さんに向けて送っています。メールが正しく送信されたか確認するため、このメールを受け取った旨返信してもらえるようお願いします。
    • そして返信をチェックし、返信が来ない所はアドレスが間違っているかPCからのメールをはじいているかの可能性があるため、調査する。

後任選出(11月運営委員会)

11月の運営委員会で、次期運営委員の局配属・局長選出が行なわれる。まずは局配属のために、一年間の仕事を勘案して財務局の人数を考えておく必要がある(これは他局と話し合う必要がある)。また、各局の説明資料も出すことになるので作成する(→他04-財務局の説明)。そして実際に局配属が確定したら、いよいよ局長決めとなる。

まずは局に来た人に対して局長の概要を説明する。局長会への出席、毎週1回の詰め、隔週金曜の財務会議などを伝えればよいだろう。その上で立候補を受け付けるが、最初からやりたい人がでてくることはまずないだろう。その時は、まずそれぞれの人の今の勉学・サークル・バイト等の負担状況を聞き、再び立候補を募る。後はこの繰り返しである。じゃんけん等の安易な決め方は避けたいので、立候補が出てくるまでねばることになる。

めでたく後任が選出されたら、とりあえず初回引き継ぎの日程を決めて終了となる。

初回引き継ぎ(運営委員会後早いうちに)

授業時間帯の空きコマや放課後を使用して、まずは初回の引き継ぎを行なう。この時行なうのは次のことである。

  • 仕事の大まかな説明
    • 書類(→他05-新局長への説明)のようなレジュメを元に、大まかな説明を行なう。同時にクリアファイル等を渡して、書類整理についても教えよう。
  • 資料配布
    • 次のような資料を渡す。ただ時期的に期末試験前と忙しい時期であるため、読ませるのは後でもいいだろう。
      • それまでの財務局総括
      • 会計マニュアル
      • 芸サ連会計の手引き/特別援助金申請の手引き
      • ※芸サ連用語集wikiのアドレスも教える
  • 会計面接の研修・見学時間設定
    • 秋休みを中心に行なう会計面接に、新財務局長(+新運営委員長)も見学に来てもらう。そのために、まずは新財務局長と新運営委員長が両方来られる日程をいくつか出し、紫峰会へ研修の打診をする。同時に、面接のコマ割りを見せ入れそうな所に入ってもらい、これも紫峰会に伝える。
  • 財務会議・局長会の見学
    • 財務会議や局長会の日程を伝え、なるべく来てもらう。なお財務会議に新しい人を出席させる場合は、その前に一度紫峰会に一緒に挨拶に行った方がいいだろう(会計面接の研修で行っている場合にはそれでいい)。

初回引き継ぎが終わったら、とりあえずは会計面接・財務会議・局長会に見学に来てもらいその雰囲気を体感してもらう期間となる。

実際の引き継ぎ(12月〜1月)

いよいよ実務的な部分における引き継ぎを行なう。やるべきことは以下の通り。

  • 芸サ連会計の引き継ぎ
    • これは芸サ連会計?を参照。
  • 財務アカウントの引き継ぎ
    • zaimu.geisa@gmail.comの引き継ぎを行なう。あらかじめ作成してある新しい会計の連絡先リストを見せ、BCCの使い方等について教える。
  • 財務ロッカー・金庫・通帳の引き継ぎ
    • 財務ロッカーの鍵、金庫のカードキーを渡す。同時に金庫の使い方や通帳の暗証番号等について教える。なお金庫のカードキーを渡すのは、12月末の締めが終わった段階となる。
  • 書類データの引き継ぎ
    • 前財務局長が1年間に作成した書類のデータを整理して渡し、必要な時にそのデータを使って書類を作成するよう教える。そうすれば一から書類を作るよりも手間が省けるし、書類に掲載する情報にもブレがなくなる。具体的には予算・決算、財務局便り、会計面接関係、所属団体負担金の徴集関係などである。
    • また同時に、以下のマニュアルのデータについても引き継ぎ、必要な時に改訂・印刷ができるようにしておく。これらの書類データについては、geisaren@yahoo.co.jpのブリーフケース「財務局」フォルダ内にも置いてあるので、万が一消失した時等はそちらを使うこと。
      • 芸サ連会計の手引き
      • 特別援助金申請の手引き
      • 芸サ連財務局の手引き
  • 年間計画、援助金配分申し合わせ
    • 新財務局長が初めて出す資料として「年間計画」(→他06-年間計画)がある。2人で一緒に考えて作ることが必要だ。  また、援助金配分申し合わせについて、減額査定の対象は1月〜12月になるので、もし申し合わせを改正するなら新旧2人が一緒になって考える必要がある。これは引き継ぎの時についでにやってしまおう。

引き継ぎ後の確認(随時)

引き継いだ後も随時、後任がちゃんと仕事ができているか随時確認するとよい。またいくらちゃんと引き継いでも、分からないことはどうしても出てきてしまうものだから、常に後任が前任者と連絡が取れるようにしておくといいだろう。

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Last-modified: 2006-03-22 (水) 19:24:21 (4057d)