財務局長Tips

読み

  • ざいむきょくちょうてぃっぷす

内容

財務局長が知っておくと役立つTipsを紹介する。

書類の整理の仕方(紙)

  • 財務会議の書類
    • 財務会議では毎回、各申請についての予算・決算書類が配付される。特に決算時には予算時の書類を見ながら審議する必要があるため、基本的に財務会議には過去の財務会議資料をすべて持っていくことになる。
    • その書類の整理方法だが、40ポケットのクリヤーファイルを用意して、会議1回につき1ポケットにして入れていくのが一つの方法だ。各ポケットの表側には各回のレジュメを入れておけば、後で検索するのも楽になる。また、学園祭など枚数が多い資料については、それだけで1ポケット使うことになるだろう。
  • 芸サ連の書類
    • 芸サ連の書類も、財務会議の書類のようにクリヤーファイルで保存していくのが一つの方法だ。ただし注意すべきなのは、財務会議の書類はとりあえずは必要でない書類が多いが、芸サ連の書類は仕事のために必要になる書類とそうでない書類が混在していることである(例えば「局長会でみんなに赤入れしてもらった書類」は仕事のために必要だ)。そのためまずは必要な書類か否かを選別する必要がある。
    • 選別できたら、まずは必要でない書類は財務会議の書類のようにクリアーファイル等で保存しておく。一方すぐ仕事で必要になる書類はクリアーフォルダー等で保存しすぐ使えるようにしておく。

書類の整理の仕方(データ)

財務局では年間数十の書類ファイルを作成することになるので、しっかり整理して管理する必要がある。

まずは、後から見ても分かるように書類のファイル名をしっかり付けることが大事である。特に、書類のバージョンがいくつもある場合、ナンバリングするか日付を入れるかしないと分からなくなる(例:「管弦決算(案2)」「管弦決算(最終)」等)。

また、フォルダをうまく活用することも大事である。フォルダの作り方としては「特別援助金関係」「芸サ連会計」等と用途別に分けると分かりやすいだろう。

加えて、家や学類サテライト等で書類を作成する場合、それらのハードディスクにデータを入れておくと、使いたい時にそのデータが参照できないという事態が発生する恐れもある。そのため、データの保存はすべてメモリースティック上に行なうとした方がいいかもしれない。

データのバックアップ

「メモリースティックを落とした」「執務室PCが起動しなくなった」等、データは常に消失の危険性を伴う。そのため大事な情報については随時、別の場所にバックアップを取っておくことを勧める。特に収支計算書の入力データについては、頻繁にバックアップを取っておくこと(この場合ファイル名にバックアップをとった日付を入れておくと管理がしやすい)。

バックアップの方法としては次のようなものがある。

  • 自分のメモリースティックに保存する
  • 他のPCに保存する
  • geisaren@yahoo.co.jpのブリーフケースを使う
  • 自分から自分に添付メールを送る

Excelの使い方

  • 行間は広く
    • 初期設定だとシートの行間は狭めに設定されていて、特に細かい数字を扱ったりする時は不都合が生じることがある。そのため書類を作りはじめる前に、「すべてを選択→行間設定」で広めに設定するといいだろう。
  • 余白設定
    • 初期設定だと印刷した時に、書類の上下左右の余白が大きめに設定されている。もし1ページにおさめたい書類でちょっと足りない場合は、余白を少なめにするとうまく入る。
  • ヘッダー・フッター
    • 書類上部に日付・書類タイトル・文責等を入れたい場合はヘッダーを、ページ番号を入れたい場合はフッターを使うと便利。
  • 字にコンマを入れたい
    • 特に金額などの数字にはコンマが必要となる。その時は、コンマを入れたいセルを選択→右クリックで「セルの設定」を選択→◆でコンマを入れられる。
  • 形式を選択して張り付け
  • シートのコピー
    • 毎月の会計報告など、同じような書式のシートをいくつも作りたい時は次のようにしてシートのコピーができる。このようにするとヘッダー等も一緒にコピーされるので便利。

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Last-modified: 2006-03-22 (水) 19:42:26 (4113d)