資料保存

読み

  • しりょうほぞん

内容

執行部が作成した書類等を整理して保存し、後世の執行部に伝えること。その時いらないと思える資料でも、後の人にとっては貴重な資料となる場合もあり、資料保存はしっかりと行う必要がある。

基本方針

資料保存の際には、残すべき資料を取捨選択する必要がある。なんでもかんでも資料を残したのでは検索がしづらいし、かといって必要な資料まで捨てるのも問題である。取捨選択の基本方針は以下の通りである。

  • 重複資料は残さない
    • 例えば、同じ年の同じ会議資料が3つも4つもあるとむしろ邪魔。紛失の際を考えても、同じ資料は2部まで残せば十分で、残りは思い切って「捨てる」ことが重要である。
  • しっかりファイリングする
    • 書類は紙のままでは整理しづらいし、散逸の危険がある。きっちり規格を決めたファイルで年々同じようにファイリングしていくと、後で検索がしやすくなる。
  • 重要度が低い資料は思い切って「捨てる」
    • 例えばアンケート等は、その集計結果をまとめた資料さえ残っていれば、各サークルのアンケート用紙自体は捨てて構わない。
    • ただし、重要度の判断は慎重に行うこと。

残すべきもの・その残し方

  • 責任者会議・運営委員会の資料
  • 執行部の総括

残すべきでないもの

  • 構成員名簿

電子データの保存

中央図書館にある過去資料

芸サ連関係の過去資料は、実は中央図書館にも所蔵されている。蔵書検索でも出てくるので調べてみよう。

  • 本学関係資料室(2階)
    • 課外活動団体紹介誌
    • 文サ連広報、紫峰(体育会広報)
    • 紫峰会報
  • 4階開架
    • 課外活動白書(377.9-Sh31)
  • 謎の書架 ※中2階(1階に下りてから上がる)の中列・一番北側
    • あしっぷ(芸サ連広報誌)
このページは書きかけです。さらなる加筆、修正を望みます。

執筆者


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Last-modified: 2006-04-15 (土) 15:12:56 (4089d)