執行部に必要なスキル

読み

  • しっこうぶにひつようなすきる

内容

執行部は様々な仕事をこなすので、次のようなスキルを身につける必要がある。

タスク管理

執行部では、色々やらなければならない仕事がある。そのため、執行部は紙の手帳を必ず持って、タスク管理を行なう必要がある。

会議のように時間指定があるものは忘れにくいが、いつやってもいいけどやらなければならない仕事はどうも忘れがちである。それを防ぐため、やるべきこと(タスク)を紙や手帳に書き出しておくとよい。電話器の下のボックスにタスクシートが入っているので活用すること。また、いつやってもいい仕事はむしろ時間指定して「明日の6限はこの仕事をやる」などと決めてしまうのもよい。

報告・連絡・相談を行なうこと

執行部として6人が働いていく上で、お互いにその状況について報告・連絡・相談(ホウレンソウ)をすることは非常に重要なことである。

  • 報告
    • 自分がしたことの報告。
    • 例)「広報誌の編集を行った」「企画局でMTを行った」
  • 連絡
    • これは報告よりは「各自これをやってね」という要素が強くなる。
    • 例)「印刷機1号機が故障したので印刷機室を利用して」「収支計算書は執務室前メルボから取らせて」
  • 相談
    • 自分だけで考えて分からない場合は、まずは誰かに相談しよう。執行部内で相談して分からない場合は、幹事や学担・学生生活課、紫峰会に聞いてみるのもよい。
    • 例)「幹部研修会をどのようにやろう」「芸サレクはどんな方針にしよう」

報告・連絡は局長会やML上で、相談は局長会や執務室にいる人を捕まえて話す等して、積極的に行うこと。なお局長会で相談する前に、執行部の何人かであらかじめそのことについて話し合っておくと話がよりスムーズに進む。

誰かと何か話し合いたい時は、次のように時間設定をすると楽。執行部の場合はここ暇です表?を活用すること。

  • 自分の空いているコマ・時間を伝える。
    • 例)「水4〜6、木6、木放課後のどれかで話し合いできる?」
  • 返信をもらい、時間を確定する。

メールを使うこと

執行部同士、または外部との連絡にはメールを多用する。その際、以下のことに気をつけること。

  • 携帯電話へのメールは、送る時間に注意する
    • 早朝・深夜・授業時間帯は避け、休み時間や放課後に送るようにするとよい。なお、緊急時はこの限りではない。
  • PCから携帯電話へのメール
    • 携帯電話の方でPCからのメール受け取りを拒否している場合がある。この場合、受信拒否されたことは送り手には伝わらないので注意が必要。「メール送っても返信がない」と勝手に判断せず、届いているかをまず確認する(電話が一番確実)。
    • PCから携帯電話にメールを送る場合は、まずはPCから携帯電話に送ってみて返信してもらい、ちゃんと送れているかチェックする必要がある。
  • MLかBCCか
    • 1人から多くの人にメールを送る場合、メーリングリスト(ML)を使うかブラインドカーボンコピー(BCC)を使うかの2種類がある。執行部などお互いにメールを送り合うことがある場合はMLが、委員長・総務・財務がサークルにお知らせメールを送るような場合はBCCがよいだろう。
    • MLはgooなどで無料で作れる。
    • BCCで送る場合、まず宛先(TO)欄に自分のアドレス等を入れ、BCC欄に送りたい人のアドレスをすべて入れる。
    • 宛先(TO)欄やCC欄に複数のアドレスを入れて送ると、受け手が他の人のアドレスを知ることができてしまう。執行部からサークルにメールを送る場合は、TOを使うとサークルの個人情報が漏れてしまうので、BCCを使うように。

Word,Excelを使うこと

書類を作るのにWord、集計等にはExcelが必須である(もちろん他のソフトでもいいが)。これらを使いこなせるか否かで仕事の効率が変わってくる。

なお、芸サ連として作る書類は、以下の書式で統一すること。


日付(平成○年○月○日)
宛先(芸サ連所属団体 各位)
文責者(第○期○○局長 ○○○○)
題  字
本文

  • フォントは読みやすいもの(基本は明朝系)
  • 誰が読んでも読みやすい構成、文章に
  • 数字は1桁は全角、2桁以上は半角
  • 日付は会議に出す日付にする。ただし責任者会議で審議事項として出す書類については、(運営委員会で出すときも)責任者会議の日付で出す。
  • 運営委員会・責任者会議は36部、局長会は6部印刷する。A4で2枚のものは裏表印刷で1枚におさめる。A4で3枚以上の場合はA3も活用する。印刷はできれば会議前日までに終えておく。

書類を整理する

執行部は仕事をしていく中で、膨大な数の資料を整理しなければならない。まずは「必要な書類」と「当面必要でない書類」を区別することが必要。

  • 必要な書類はクリアファイル等に入れておいて、すぐ使えるようにしておく。案件ごとにファイルを分けるのもよい(「クリコン」「芸サ本作成」「リー研」などのように)。
  • 必要でない書類は大きなファイル等に入れてまとめて保存をしておく。その時いらなくても、後で必要になる書類もあるので、きちんと整理して保存するのがよい。

物品を購入する

執行部が公用で使う物品(文具類など)は、次の2つのどちらかで購入するように。

  • 大学への物品申請を使う
    • 芸サ連は、年間数十万の枠で大学に物品を買ってもらうことができる(これは総務局長が担当)。ただしこの枠は印刷機のマスター・インクや修理代でかなり使うので、基本的には物品購入のためには使わない方がいい。
  • 芸サ連の会計から出す
    • 芸サ連の予算では、諸雑費として年間数万円の枠を取っているので、ここからお金を出すことができる。まずは財務局長に了承を得た上で物品を買いに行き、領収証を財務局長に出しお金を受け取る。
    • 物品を買いに行き領収証を取ってくるときは、次のことに注意すること。
      • 領収証をきちんと取ってくる。宛名は「芸術系サークル連合会」で、品代もちゃんと書いてもらう。
      • コンビニなどでは、宛名と品代を客側で書く「簡易式の領収証」の場合もあるが、その時はちゃんとそれらを書いた上で財務局長に提出すること。
      • 芸サ連の公用で車・公共交通機関を使った場合「交通費明細」を領収証の代わりとして提出すること(電話機下のボックスにある)。

礼儀

委員長を始め、執行部は「芸サ連の顔」となり、色々な学生組織や外部団体と関わることになる。その際は各自、自分は芸サ連の代表だという意識を持ち、最低限の礼儀と常識はわきまえるように。とりわけ、対人関係で一度失敗をしてしまうと後々まで尾を引き、芸サ連全体の信用を失うことにもなりかねないので十分注意すること。

特に次のことには気をつけること。

  • 挨拶はしっかりと(コミュニケーションの基本)
  • 言葉の使い方に注意(目上の人には敬語を)
  • 時間と約束を守る
  • 会議中、携帯電話はマナーモードに

個人情報・業務情報の適切な取扱い

執行部として働いていると、芸サ連構成員の連絡先等の個人情報や、外部組織やサークルの内部情報等の業務情報を知ることになるが、それらはむやみに人には言わないこと。業務上知り得た情報を不正利用したり第三者に漏洩させたりすることは、社会的な信用を失墜させる行為だということを覚えておくこと。

これと関連して、外部に知られてはまずい情報が載っている書類を捨てるときは、そのままゴミ袋に入れずにシュレッダーをかけるようにするように。

このページは書きかけです。さらなる加筆、修正を望みます。

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Last-modified: 2006-03-21 (火) 19:25:06 (4020d)