執務室

読み

  • しつむしつ

内容

芸サ連の執行部が仕事をするための部屋。文化系サークル館2階にある。

部屋の構成

ドアを入って右手側には「つくば芸術祭」のためのスペースがあり、奥の執行部スペースとホワイトボードで区切られている。執行部スペースには執行部一人一人の机があり、また真ん中にはミーティングスペースとして長机が置かれている(このミーティングスペースは2004年12月に設けられたが、これによって機能性が格段に向上したという)。文サ連の執務室より3割程度広い。

執務室にあるもの

  • 電話
    • 執務室には電話機があり、公用に限り執行部が使用できる。主に学生生活課や他系との通話が多いが、たまに外部団体から出演依頼等がかかってくる。
    • 昔は学内にしか通じなかったが、現在は学外にも発信できるようになっている。外線を使用する場合、まず「0」を押してから番号を入れる(例:0、029−…)。
    • 今の所、携帯電話にはかけられない。
    • 主な連絡先は財務局ロッカーに貼ってあります。それ以外については、学内の電話帳も参照のこと。
    • 執務室にかかってきた電話を携帯に転送する場合は「1530→携帯番号」、転送を解除する場合は「1420」を押す。
  • ロッカー
    • 次のような色々と参考になる資料があるので活用しよう。
    • サークルを知る:『課外活動団体紹介誌』、『課外活動白書』
    • 過去の歴史を知る:『とりあえず筑波大学課外活動十年史』、『紫峰会創立二十周年記念誌』
    • 大学の規則を知る:『学生便覧』
    • やるべき事を知る:過去の会議の議事録・資料
  • パソコン
    • 芸サ連用に3台のパソコン、1台のノートパソコンがある。執行部が多用するDELLパソコンには「ボビー」という名が付いている。
    • 左の白いパソコンは、パスワード「geisa」でログインする。
    • デスクトップにはなるべくファイルを置かず、各局のフォルダ内に保存するように。
    • ボビーが親機となり、3台のPCはネットに繋がっている。たまにネットに繋げなくなることがあるが、その場合はパソコンを一度シャットダウンさせて、再び起動させると繋がるようになります(再起動ではだめなようである)。またブラウザ−再起動だけで大丈夫な場合もある。
    • PC間でファイルの共有をしたり、執行部に書類データを提出させたりしたいときは執行部のYahoo!ブリーフケースを活用すること。例えば「幹部研修会の反省を作成し、ブリーフケースの幹研フォルダに入れておいてください」など。
  • プリンター
    • プリンターは2台ある。1台はA4複合機で、もう1台はA3レーザーである。
    • プリンタインクの予備は総務局の机の引き出しにあるので、無くなったら交換すること。
    • プリンターや印刷機を使えるのは、芸サ連の書類に限られる。サークル関係や授業関係の書類には使わないように。
    • 資料を数部だけコピーしたい場合は、印刷機を使わずプリンターのコピー機能を使うこと。印刷機はある程度の部数が必要な時に使うように(目安は20枚以上)。

執務室電話の携帯電話発信について

執務室の電話は、現在は携帯電話には発信できない。このことについてしんばしが学生生活課に聞いたところ、次のような回答があった(2006年1月27日)。

  • 学生生活課としては、三系でその必要性が確認され、課活連で通れば実現可能とのこと。まずは三系で実際に執行部にどれだけ負担がかかっているか調査をすることが必要。
  • 懸案として、私用電話が発生するのではということがある。これに対しなんらかの対策をした方がいいというのが学生生活課の意見(ちなみに学生生活課では、芸サがどこに電話をかけたかは把握しているとのこと)

詰め

執務室に必ず執行部がいる時間として「詰め」が設定されている。2006年度現在の詰め時間は平日の18:15〜19:15である(休業中などは臨時休止する)。

執務室詰めには、次の2つの目的がある。

  • サークルの所用に対応する
    • 芸サ連運営のための雑務に対応する。具体的には物品貸し出し、印刷機の対応など。
    • 詳細については執務室詰めの方法を参照。
  • 仕事をする
    • 詰め時間に自分の仕事を進めておくのも詰めの目的といえる。せっかく執務室にいるので、PCや印刷機を使って仕事を片付けるということである。

執行部は、万が一用事があり詰めに来られない場合は局長会やMLで相談し、代わりの人を見つけること。

執務室を出る時は

執務室を出るときは、次のことを確認すること。

  • 貴重品は忘れていないか
  • 首にIDカードをぶらさげていないか
  • パソコンの電源や電気を消したか
  • 机の上などに重要書類を置き忘れていないか(個人情報が載っている名簿等は机の引き出しの中などへ)
  • 窓・カーテンは閉めたか(パソコンに直射日光が当たると発熱して危険)
  • (財務のみ)ロッカーの鍵は閉めたか

使えない時は

文サ館は基本的に7時〜22時開館であり、それ以外の時間は使えない。また年に数回ある文サ館閉館時(主に入試関係)も使えない。この時にミーティング等をしたい場合は、以下の所が使える。

  • 紫峰会天久保事務所の会議室・ミーティングスペース(要予約)
  • 中央図書館のセミナー室
    • 入試中も図書館は開いていることが多い。別に勉学関係でなくても使える。
  • サイゼリア等の飲食店
  • 誰かの自宅
このページは書きかけです。さらなる加筆、修正を望みます。

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Last-modified: 2006-03-21 (火) 19:09:21 (4265d)