執務室詰めの方法

読み

  • しつむしつつめのほうほう

内容

執務室詰めは次のように行なう。

総務局関係の来客対応

総務局関係では、次のような来客が考えられる。

  • 印刷機受講者以外が印刷機を使いたい
  • 印刷機が故障した
  • 印刷機を予約したい、E室を予約したい
  • 物品を借りたい、名簿を閲覧したい
  • 文サ館掲示板に掲示物を貼りたい

このような時は、総務局の机の前にある総務局マニュアルを見て対応する。また、分からないことがあったら総務局長に聞く。

※文サ館会議室の予約をしたいという人が来たら、文サ連執務室に行くよう言う。

欠席届の提出の対応

運会・責会・発送作業の欠席届の提出は、詰め時間に受け付ける。受け取ったら、必要事項が書かれているか確認した上で、ホワイトボードに貼っておく(運会・責会は庶務担の所に、発送作業は広報の所に)。なお、用紙は執務室前メルボにある。

出演依頼・告知依頼等の受付

来室や電話等で、芸サ連のサークルに対しイベントに出演して欲しいとの依頼があったら、その内容と、担当者の所属・氏名・連絡先を聞いて委員長に伝える(その場でサークルの連絡先を先方に伝えてはいけません)。委員長はサークルの側から先方に連絡をさせる。 また他系のサークル・学生組織等が、芸サ連のサークルに対して告知やアンケートを依頼することもある。その場合も同様に、委員長に伝える。

学生生活課からの電話の対応

詰め時間ではなく、授業時間帯に執務室にいると学生生活課?から電話が来て、物品を運んで欲しい等のお願いを受けることがある。手が空いていたら手伝うこと。

不審者が来たら

まれに執務室に不審者が現れることがある。その場合はまず、その人が筑波大生かどうかを聞く。もし学外者なら、学外者は文サ館に立ち入り禁止で、用事があるならまずは本部棟の学生生活課に行くよう伝え、撃退すること。また、そういうことがあったらML等で報告すること。

万が一危険なら、すぐに助けを呼ぶこと。

掃除

時間があったら執務室の掃除もすること。掃除用具は隣の2階ロビーから持ってくる。ゴミ袋がいっぱいになったら、1学B棟北東側にあるゴミ捨て場に捨てる。

「芸サ連」と書かれた物品を廃棄するときは、それをマッキー等で消すこと。また「学生生活課」のシールが貼ってあったらはがすこと。

分からないことは

もし自分が対応できないような案件が来たら、まずは執行部で分かりそうな人に連絡を取ってみる。もし連絡が取れない場合や分からない場合は、また後日来てもらうようにすること(うろ覚えで不正確な情報を教えることだけは避けること)。

このページは書きかけです。さらなる加筆、修正を望みます。

執筆者


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Last-modified: 2006-03-21 (火) 18:21:28 (4265d)