収支計算書の回収

読み

  • しゅうしけいさんしょのかいしゅう

内容

収支計算書を回収する際、財務局長は以下のような仕事を行なう。

回収日等の通知(12〜1月)

まずは年度当初に財務局便りで、収支計算書の回収日や最終締切日を通知する(→収01-財務局便り)。原則として、回収日はその月の責任者会議、最終締切日は回収日一週間後の財務局長の詰め日(そこで遅れた分を回収する)となる。

また年間の回収は、10月に回収する分を持って一度締め切る。それ以降に特別会計を出したいと言ってきても受け取らず、翌年1月の回収時に合わせて出してもらう。 ※次年度1月の回収のために、最低でも12月中に1月分だけの回収通知をしておく必要がある。

「援助金配分に関する申し合わせ」確認(12〜1月)

援助金配分に関して定めた「課外活動団体援助金配分に関する申し合わせ」(→収02-援助金配分申し合わせ)を年度当初に見て、申し合わせに不備が無いかを確認する。なおこの申し合わせは1月〜12月が適用期間となるので、改正する場合は1月の会議で承認を受ける必要がある(改正する必要が無い場合は、特に承認を受けなくても良い)。

なお、この申し合わせは「細則」に昇格させるようしんばしが動いている。

収支計算書査定の講習会(1月の査定前)

新財務局員(局長含む)に向け、査定の講習会を行なう。局員の空いているコマ調査をして、なるべく全員が集れる日を設定する(来られない人には補講を行なう)。前任の財務局長が説明することになる。

内容としては、この芸サ連財務局の手引き等を使いながら、査定に際して局員に必要になることを中心に行なう。特に会計マニュアルに掲載される「収支計算書の査定基準に関する申し合わせ」(→収03-査定基準申し合わせ)を読み合わせながら、実際の収支計算書の例を用いながら説明するといいだろう。

回収のお知らせ(回収月運営委員会)

回収月の運営委員会で、財務局便りを通して収支計算書の回収のお知らせをする(→収01-財務局便り)。また同時に、会計に向けてBCCメールでお知らせするといい。年度当初に回収日の通知はしているが、会計は忘れてしまうこともあるので、回収月には通知をした方が良いだろう。

  • (メール例) 本日の運営委員会で、前回分の領収証ノート・財務局だより等を配付しますので受け取って下さい。今回の収支計算書は「2〜3月分」で、提出は18日です。よろしくお願いします。

回収(回収月責任者会議)

回収月の責任者会議終了後に、収支計算書と領収証ノートの回収を行なう。受け取る際は「表紙に3人の署名捺印があるか」「明らかな間違いは無いか」を確認し、不備がある場合は受け取らずまた持ってきてもらう。受け取ったらその場でチェック表(→収04-収支計算書チェック表)に記録しておく。このチェック表は、認定推薦や援助金配分の時に用いるものなのでしっかり書いておく。また特別会計を受け取った場合も逐一記録していくと後で役立つ。

もし責任者会議に提出が間に合わなかった場合は、財務局長の詰め日に直接持ってきてもらう。提出時のチェックがあったり、受け取ったか否かの確認をしたりする都合上、財務局長以外の執行部は受け取れない決まりにしておくといいだろう。

提出が間に合っていないサークルには財務局長がメールをして、提出する日について確認を行ない、最終提出日までに提出させるようにする。もちろん遅れて損をするのはサークル側だが、遅れないよう指導するのも財務局の役割であろう。

  • (メール例) 今回の収支計算書(2〜3月分)の最終締切日は27日(水)となっています。その日に提出をお願いします(なお原則、それ以外の日は受け取れません)。どうしても遅れる場合は事前に連絡下さい。

ブランクの印刷・配布(4月、9月、12月)

収支計算書のブランク(未記入のもの)を印刷して配付する。局長の負担を減らすため、印刷は局員に任せた方がいいだろう。

印刷は次のように年3回行なう。もちろんこれは適宜変えてもよいが、配り忘れのないように。

印刷配布該当月
春休み中4月運営委員会2〜3、4〜5月分
夏休み中9月運営委員会6〜7、8〜9月分
12月中旬1月運営委員会翌年10〜11、12〜1月分
  • 印刷は1回あたり「2部×会計数+予備分(多めに)」を印刷・製本し、該当月の運営委員会で配布する。なお独立会計があるサークルには2倍配ることを忘れずに。
  • 予備を執務室前「収支計算書」メルボに入れておく。局長は予備の減り具合を常に確認し、無くならないようにする。予備は意外と早く無くなるので、印刷段階でかなり余分に(30部以上)印刷しておくといいだろう。

特記事項(収支計算書

  • 現在、管弦楽団と混声合唱団が収支計算書をPCで作成している。芸サ連財務局としては、紙の収支計算書と様式が同一なこと・必要事項が漏れていないことを条件に、PC作成のものも認めている。
  • 管弦楽団は複式簿記というものを採用している関係で、繰越金の表記が他サークルとは異なり貸借対照表となっている。読み方については管弦楽団会計が作成したマニュアルがあるのでそちらを参照。

執筆者


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Last-modified: 2006-03-22 (水) 18:14:20 (4057d)