収支計算書の査定・入力

読み

  • しゅうしけいさんしょのさてい・にゅうりょく

内容

収支計算書の査定・入力は財務局が行なう。

査定日・担当サークル

財務局ロッカーの鍵を持っているのが局長だけなので、査定は財務局長が来られる日に限られる(なおロッカーには金庫等も入っているため、合鍵作成は避けた方が良いだろう)。局長の詰め時間に局員を集め行なってもいいし、授業時間帯で都合が良ければ行なってもいいだろう。

まず、局員ごとに担当するサークルを決める。局長は他の仕事もあるため、基本的に査定作業自体には加わらない(最初のうちは査定を知るため、いくつか査定してみるのもいいが)。

局員の査定

局員は自分の担当サークルについて以下のように査定を行なう。また査定が終了したものは「局長チェック待ち」のボックスに入れておく。

  • 収入の「繰越金」で、前回の支出「繰越金」と額が一致しているか確認する(特別会計の場合は繰越金は0)
  • 収入や支出の各勘定科目について、正しく分類されているかを確認する
  • 項目ごとの合計が合っているか計算機で確認する。
  • 支出の各項目について援助対象か否かを判断し、援助対象なら○、援助対象外なら×をつける。そして、勘定科目ごとに○をつけたものを合計して赤字で記入する(表紙にも転記する)。また×にしたものはその理由を必ず表紙の「チェック者所見」欄に記入しておく(例:「No.16 領収証で品代」)。
  • 全体的に、不正がないかや変なお金の動きがないかをざっとチェックする。これは、会計がサークルのお金を着服していないかや、不審な外部団体(政治・宗教団体など)にお金が流れていないか等を確認する意味合いがある。収支計算書はサークル認定推薦の資料となっているために、こうしたチェックも必要である。

局長の査定チェック

局長は「局長チェック待ち」のボックスに入れられたものを大まかにチェックし、局員がミスをしていないか確認する。特に援助対象外としたものは注意する。

局長は、チェックした収支計算書をサークルごとの棚に戻し、領収証ノートは「返却待ち」の棚に入れておく(この際、領収証ノートに収支計算書を挟んでおかないよう注意)。そして、チェック表に査定完了の印を付けておく。

査定は次月の運営委員会までに終わらせ、運営委員会で局長が領収証ノートを返却する。この際、間違えて収支計算書まで返却しないように注意する。

※局員は、査定に迷ったら局長に聞くこと。対して局長は査定基準申し合わせ等を見て判断し回答する。もし判断できないようなら保留にしておき、前任者や財務会議に聞くこと。

会計の呼び出し

繰越金相違や計算が合わない等、大きな間違いがあったときは会計を呼び出して訂正してもらう。また質問すれば分かるようなものについては、メール・電話等を使って質問しておく(これは局長がすべて担当する)。

  • (メール例1、呼び出す場合)先日提出してもらった収支計算書ですが、繰越金の額が前回と合わないようなので訂正が必要です。帳簿と訂正印を持参の上、来週16日の詰め時間に来て頂けますか?
  • (メール例2、メールでの質問の場合)○月分の収支計算書で質問です。謝礼費で、10月14日に「OBへの謝礼」とありますが、このOBというのはサークルの構成員名簿に載っている方ですか?

会計を呼び出して不備を訂正してもらう場合、その場で訂正できればいいが、一度持ち帰って訂正したいという場合は次のようにする。まず「収支計算書等返却記録表」(→収05-返却記録表)に必要事項を記入し、さらに再提出してもらう日付を決める。このように、収支計算書・領収証ノートの紛失を防ぐため、一度返却した場合はしっかりと記録しておくこと。

なお、万が一収支計算書を紛失してしまった場合は、サークル側に領収証や帳簿が残っているはずなのでもう一度作成してもらうことになる。しかしこうならないよう、管理には気を付けること。

  • 入力(随時)

査定が終わった収支計算書については、次に入力の作業がある。金額のデータをパソコンに打ち込み、サークルごとに年間の合計を出させるものだ。執務室のノートPCでMicrosoft Accessというデータベースソフトを使い、紫峰会作成のファイルに入力していく(入力には外付けテンキーを使うこと)。

月区分は次のようになっている。

表示上の月区分実際の月区分
110-11
212-1
32-3
44-5
56-7
68-9

団体毎集計表の出力(12月)

収支計算書は12月中旬までに入力を完了しておく。その上で次の作業をして、財務会議に「団体毎集計表」を持っていく。

  • 繰越金チェック
  • 系別折衝資料表示
  • Excelでデータ加工
    • Accessから出力されたデータを加工して、ちゃんとした書類にする(これは前年の団体毎集計表を参考にしながら行なう)。まずは「粗自己負担率」「一般援助対象自己負担額」「遠征援助対象自己負担額」の列を追加し、計算式を挿入し各サークルのものを計算させる。その上で列の幅などを印刷に適したものにして印刷する(行の高さも広めに取ると見やすい)。
  • エラーチェック
    • 印刷した団体毎集計表をざっと見て、明らかにおかしい数字がないかを見る。前年の各サークルの援助対象額の表と照らし合わせてみるといい。また、あるサークルの実際の収支計算書のどれかの項目(一般援助対象総支出など)を電卓で1年分足してみて、団体毎集計表の数字になるかを確認してみるのもいい。

特記事項(領収証)

  • 管弦楽団は、団費の支払いを口座を通じて行なっているが、その手数料を団の方で負担しているため、通信費として振り込み手数料が多数計上される。その査定は、伝票で提出されてくる「郵便振替受払通知票」を領収証の代わりとして行なう。
  • アカペラサークルDoo-Wopは、倉庫使用料を手書きのただの紙切れで出してくる。これは、サークルの口座からその額が直接引き落とされる関係で振り込み控えが発行されず、かつ領収証の発行もできないと言われているため。2005年以前は、通帳から引き落とされているのを確認した上で援助対象としていたが、本件については財務会議で確認をとる必要がある。
  • ジョイフル本田などの領収証は簡易式のものだが、最初から「但し品代として」と印字されてしまっているため、それを訂正して品代を書くのは問題ない(むしろ書いてないとだめ)。

特記事項(査定)

  • 領収証の不備等で援助対象外とする場合、あまりに額が大きい場合(数千円以上)はそのまま切ってしまうとサークルへの影響が大きい。そのためこうした場合は査定を一時保留にし、領収証の不備を指摘し領収証を取り直してきても良いと会計へ連絡すると親切だ。
    • (メール例) 10〜11月分の収支計算書ですが、「10/31 合宿費」の領収証に但し書きが無く、このままだと援助対象にできません。20万円と額が大きいのでとりあえずこちらでは保留にしています。もし領収証を取りなおせるようなら援助対象にできますが、どうでしょうか?
  • 合宿費は、その合宿が練習合宿なら援助対象、遊び合宿なら援助対象外とする。練習と遊びが混在している場合は、その重点の置き方を聞き判断する。いずれにせよ、飲み会等は援助対象外(宿泊費の領収証に含まれている可能性があるので注意)。また合宿にはサークル外部の人が参加している場合があり注意が必要。
  • 学園祭の出店等にかかった経費については、2005年度はとりあえず援助対象としていた。しかしサークル活動に関係があるのかは微妙なため、援助対象とするか否かを財務会議で話し合う必要がある。

執筆者


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Last-modified: 2006-03-22 (水) 18:15:23 (4143d)